V našej spoločnosti je zaneprázdnenosť príliš nadužívaným a častokrát glorifikovaným pojmom. Tvrdo na sebe makáme, no miestami máme pocit, že konkurencia je príliš veľká a chceli by sme byť rovnako vyťažení ako ostatní? Vedzte, že byť mimoriadne zaneprázdnený nemusí nevyhnutne znamenať, že veci robíte aj efektívne a s dokonalým time managementom.
Zaneprázdnený vs. efektívny
Zaneprázdnenej osobe môže trvať urobiť nejaký task asi tak hodinu. Na druhej strane, efektívni ľudia tú istú prácu dokážeu spraviť za ½ hodinu či 15 minút. Preto sa teraz skúsme úprimne spýtať sami seba:
Som zaneprázdnený alebo efektívny?
Bola vašou odpoveďou prvá z možností? V prípade, že áno, mali by ste sa s nami pozrieť na 6 základných charakteristík efektívnych ľudí!
Sú proaktívni
Efektívny ľudia čerpajú svoj čas a energiu na veci, ktoré dokážu ovládať. Môže to byť napríklad time management celého dňa, týždňa či mesiaca. Čo však naopak nikdy nerobia? Nesťažujú sa na to, čo nemôžu ovplyvniť. Pretože, pravdupovediac, aký osoh by pre nich malo sťažovať sa na otrasné počasie?!
Čo narúša produktivitu a efektivitu?
- Porovnávanie
- Kritizovanie
- Sťažovanie sa
Vždy pamätajme na to, nad čím máme kontrolu. Okrem iného, je to aj náš pozitívny či negatívny mindset. Predstavte si, že sa s niekým porovnávame. Závidíme mu jeho prácu alebo zdravý životný štýl. Práve tento prístup vedie k sebakritike a sťažovaniu sa, väčšinou našim priateľom, rodine a známym.
Postupne sa tento stav stáva začarovaným kruhom vecí, na ktoré sústredíme našu pozornosť. Zároveň ide o vzácnu energiu, ktorú by sme pokojne mohli vynaložiť na niečo omnoho viac konštruktívne. Z toho vyplýva, že by sme mali byť proaktívny, pretože ide o niečo, čo vieme úplne jednoducho ovplyvniť. Vždy, keď sa teda pri vašej prácibudete cítiť nezvyčajne emocionálne zasiahnutí (hádka s kolegom, nevydarený task, nesplnená úloha, …), snažte sa pretrhnúť túto reťazovú reakciu.
Najdôležitejšie úlohy sú pre nich prvoradé, ALE…
Počuli ste už niekedy o pojme Eisenhowerov metrický systém? Predpokladám, že nie. Zjednodušene ide o zoradenie vašich denných alebo mesačných taskov do jednoduchej tabuľky podľa dvoch hlavných kategórií:
- Dôležitosť
- Naliehavosť
Ľudia sa vo väčšine prípadov sústreďujú najprv na tasky s najväčšou dôležitosťou a naliehavosťou. Samozrejme, takto to naozaj dáva význam. Teraz však prichádza na rad legendárne ALE! Táto teória navrhuje sústrediť sa najprv na veci, ktoré sú najdôležitejšie, ALE s malou mierou naliehavosti.
Prečo by sme sa ale mali zamerať na to najdôležitejšie, no najmenej urgentné? Dokončenie takéhoto tasku nás totiž maximálne motivuje k tomu, aby sa miera našej produktivity zvýšila na maximum. Takto, v porovnaní s logickejšou metódou, dokážeme urobiť omnoho viac vecí.
Využívajú voľný čas s rozumom
Myslím, že každý z nás sa už napočúval o tom, že mimoriadne efektívni ľudia čítajú. A VEĽA! Tá najlepšia vec na čítaní je tá, že ju viete vykonávať počas zbytočne nevyužitých časových prestojov. Napríklad cestou vo vlaku, v autobuse či električke cestou do práce a späť. Alebo v prípade audiokníh aj počas akejkoľvek inej činnosti.
Vedia, kedy sú najproduktívnejší
Niektorí ľudia sú produktívni ráno, iným zase vyhovujú poobedňajšie smeny, no sú aj takí, ktorí sú najproduktívnejší práve počas noci. Ako teda zmenežovať váš čas, aby ste toho stihli čo najviac?
Pri tejto problematike je najdôležitejšie, aby ste po prvé vedeli, kedy pracujete najefektívnejšie. Po druhé, presne to je čas, kedy by ste si mali naplánovať vaše najdôležitejšie úlohy. Menšie, aktivitky (odpisovanie na e-maily, posielanie pošty, klikanie v systéme a pod.) si zase nechajte na najmenej produktívne hodiny, kedy máte aj najmenej energie.
Plánujú si čas
Teraz, keď už viete, kedy ste najproduktívnejší, je čas na plánovanie dňa. Odporúčania znejú, aby ste daný deň naplánovali už v ten predošlý. Takýmto spôsobom neminiete všetku vašu energiu na takúto zložitú úlohu hneď ráno.
Keďže ja patrím k ranným vtáčatám, plánujem si najťažšie a najnáročnejšie úlohy hneď v ranných hodinách mojej pracovnej doby. Zároveň venujem pozornosť aj plánovaniu konkrétnych časov od kedy do kedy sa danému tasku budem počas dňa venovať. Vedeli ste, že vizualizácia údajne urýchľuje našu prácu?
Technika pomodoro
Tuto si pomôžem známym lesníckym frazeologizmom, ktorý dokonale funguje aj v bežnom živote. Efektívni ľudia „netlačia zbytočne na pílu“. Fyzické a mentálne rozpoloženie každého jedinca neumožňuje robiť veci na 110 % 24/7. Náš mozog si predsa len vyžaduje pravidelné prestávky! Ak si teda plánujete vaše tasky, podobne by ste si mali naplánovať aj prestávky.
Ako si s týmto dokáže poradiť drvivá väčšina efektívnych ľudí? Pre tento účel využívajú techniku time managementu nazývanú pomodoro. Táto metóda rozdeľuje prácu a pauzu nasledovne:
25 minút práca + 5 minút prestávka
po každých 4 hodinách prestávka 20 minút
Avšak, prečo pomodoro? Jednoducho preto, lebo vynázlezca tejto techniky Francesco Cirillo na stopovanie pracovného času využíval stopky v tvare paradajky. Pomodoro bola široko popularizovaná desiatkami aplikácií a webových stránok poskytujúcich časovače a pokyny.
